بقلم / أ.شفيق المغاسلة – فرسان الرياضة
تجتهد الجمعيات في برامج استقبال الأعضاء الجدد لاطلاعهم على ما يلزم في بيئة العمل الجديدة، وذلك لأهداف، منها إزالة الرهبة وألفة المكان والتعرف على الموظفين. ومن الأمور المهمة، الاطلاع على أصول الجمعية، والاطلاع على أنظمة الجمعيات الاهلية ولائحة الجمعية الأساسية، والتعرف على سياساتها الداخلية والخارجية. بالإضافة إلى علاقاتها مع المتطوعين والمستفيدين والعلاقة مع أعلى مستوى في سلطة الجمعية وهي أعضاء الجمعية العمومية.
تضع كل جمعية دليلا للأعضاء الجدد ليعرفهم بسير العمل داخل الجمعية الخيرية، وما الذي يلزم معرفته من مختصر اللوائح ومجموعة السياسات والقواعد والأطر التي تخضع لها مجالس الإدارات وذلك بهدف تحقيق الأهداف المتمثلة بخدمة المستفيدين داخل النطاق الجغرافي لكل جمعية وبحسب تخصصها.
الخطوة الأولى: اللقاء الفيزيائي
1- الترحيب والتعريف المتبادل
في أول اجتماع أو تجمع ولخلق نوع من الألفة والتواصل العاطفي فيما بين الأعضاء الجدد أنفسهم وبين مستقبليهم، يلزم اختيار مكان مريح ومتسع ليتوفر جو يسهم في تهدئة النفس، مصحوبا بضيافة مناسبة، مع جو مفعم بالرائحة العطرة لخلق انطباع إيجابي.
يبدأ مدير الجلسة المكلف بالتعريف عن نفسه وصفته بشكل متواضع ويلقي التحية على الأعضاء الجدد، مع شيء من كسر الجليد مستخدما لغة الجسد والإيماءات وتعبيرات الوجه، مما يسهم إزالة الرهبة والخجل بين الحاضرين.
إن البداية التعريفية البسيطة دون بهرجة المناصب أو بيان رفعة الشأن للمتحدث لها أثر في تهدئة نفوس الأعضاء الجدد، فبالرغم من مستوى المعرفة والإدراك لبعض الأعضاء الجدد، فهي خطوة بالغة الأهمية إذ ليس كل المتقدمين بنفس المستوى ونفس النفسية ثم أن أمام المجلس القديم والجديد وقت كاف لإبراز المناصب والكفاءة والتعليم والقدرات والسير الذاتية المبهرة.
2- جولة في مرافق الجمعية
زيارة المواقع الرئيسية: غرفة رئيس مجلس الإدارة والنائب والمناصب القيادية، مكتب المدير التنفيذي، السكرتارية، الاستقبال، غرف الاجتماعات، المخازن، المكاتب، غرف الاستراحات، البوفيهات، ومخارج الطوارئ، الخ.
الخطوة الثانية: التعرف على أصول الجمعية وخصوماتها
أولا: الأصول
هي الموارد التي تمتلكها الجمعية وهي تنقسم إلى أصول متداولة وأصول ثابتة، وأصول غير ملموسة.
1. الأصول المتداولة
أ. النقدية وما يعادلها: الأموال النقدية المتوفرة في خزينة الجمعية وحساباتها البنكية.
ب. الحسابات المدينة: المبالغ المستحقة على أعضاء الجمعية العمومية والتي تتوقع الجمعية تحصيلها خلال فترة قصيرة.
ج. المخزون: السلع والمواد التي تمتلكها الجمعية.
د. الأوراق المالية القابلة للتداول: الاستثمارات التي يمكن تحويلها إلى نقدية بسرعة.
ه. الأسهم الاستثمارية التي تمتلكها الجمعية في الشركات المساهمة.
2. الأصول الثابتة
أ. الأراضي والمباني: الممتلكات العقارية التي تمتلكها الجمعية.
ب. الآلات والمعدات: التي تستخدم في التشغيل للخدمات.
ج. المركبات: وسائل النقل المملوكة للجمعية.
3. الأصول غير الملموسة
البرمجيات وأنظمة وبرامج الحاسوب التي تمتلكها الجمعية.
ثانيا: الخصوم
هي الالتزامات المالية التي تقع على عاتق الجمعية والتي يجب تسديدها في المستقبل. يتم تصنيف الخصوم إلى خصوم متداولة وخصوم طويلة الأجل.
1. الخصوم المتداولة
أ. الحسابات الدائنة: المبالغ المستحقة على الجمعية للدائنين والتي يجب سدادها خلال فترة قصيرة.
ب. القروض قصيرة الأجل: الديون التي يجب سدادها خلال السنة المالية الحالية.
ج. المصروفات المستحقة: التكاليف المستحقة التي لم تُدفع بعد، مثل الأجور والرواتب المستحقة.
2. الخصوم طويلة الأجل
أ. القروض طويلة الأجل: الديون التي تمتد فترة سدادها لأكثر من سنة.
ب. السندات المستحقة: الديون التي تصدرها الجمعية وتتعهد بسدادها بعد فترة طويلة.
ج. الالتزامات التقاعدية: الالتزامات المالية المتعلقة بمعاشات التقاعد للعاملين.
الخطوة الثالثة: التعرف على الأنظمة
البداية بمقدمة سريعة وموجزة عن دور عضو مجلس الإدارة ومسؤوليات المجلس بشكل عام والتطرق للهيكل التنظيمي بالمجلس – إن كان متوفرا – وتوضيح دور المناصب داخل الهيكل التنظيمي، والتركيز على عمل المجلس وتكامل أدوار الأعضاء داخله وما للمناصب القيادية من أهمية. وأن كل هذه الأدوار تخضع لسلطات وأنظمة يلزم على الأعضاء معرفة هذه الأنظمة والتي تشكل هرم نظامي متقن يخضع قاعه للأنظمة الأعلى منه، وهذه الأنظمة وتعريفها بشكل مختصر:
1. النظام الأساسي للحكم: المبادئ العامة، نظام الحكم، مقومات المجتمع السعودي، المبادئ الاقتصادية، الحقوق والواجبات، سلطات الدولة، الشئون المالية، أحكام عامة.
2. نظام مجلس الوزراء: هيئة نظامية يرأسها الملك.
3. نظام مجلس الشورى: خدمة الصالح العام، والحفاظ على وحدة الجماعة وكيان الدولة، ومصالح الأمة. ويتكون من رئيس وستين عضواً، يختارهم الملك.
4. نظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية:
يهدف هذا النظام إلى الآتي:
1 – تنظيم العمل الأهلي وتطويره وحمايته.
2 – الإسهام في التنمية الوطنية.
3 – تعزيز مساهمة المواطن في إدارة المجتمع وتطويره.
4 – تفعيل ثقافة العمل التطوعي بين أفراد المجتمع.
5 – تحقيق التكافل الاجتماعي.
5. اللائحة التنفيذية لنظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية: تحدد اللائحة العلاقة بين المركز والجهة المشرفة وقواعد الإشراف الفنية على الجمعيات والمؤسسات.
6. اللائحة الأساسية للجمعية: توجه عمل الجمعية الخيرية وتحدد معايير عملها والأنشطة المسموح بها التي تحددها أهدافها الموضوعة من قبل الجمعية العمومية.
الخطوة الرابعة: جولة في اللائحة الأساسية
أولا: أهم الالتزامات على عضو مجلس الإدارة
1- التقيد بما يصدر من المركز والجهة المشرفة والجمعية العمومية ومجلس الإدارة من تعليمات.
2- مراقبة أداء الجهاز التنفيذي، ومدى تحقيقه أهداف وأغراض الجمعية.
3- إبداء الرأي في تعيين المسؤول التنفيذي، وشاغلي الوظائف القيادية، أو عزلهم.
4- الالتزام التام بأحكام النظام، واللائحة التنفيذية، والقواعد، واللائحة، والأنظمة ذات الصلة.
5- عدم إفشاء أي أسرار عرفها، بسبب عضويته إلا وفقًا لأحكام النظام واللائحة.
ثانيا: أهم ما يسبب خسران العضو لعضويته بمجلس الإدارة
1- الوفاة أو الاستقالة من مجلس الإدارة.
2- فقدان شرط من شروط عضوية الجمعية العمومية.
3- الإقدام على تصرف من شأنه أن يلحق ضررًا بالجمعية.
4- استغلال عضويته لمصلحته الشخصية من غير مراعاة لقواعد تعارض المصالح.
5- التغيب عن حضور اجتماعين متتاليين، أو أربع اجتماعات متفرقة لمجلس الإدارة دون عذر يقبله المجلس.
ثالثا: أهم مسئوليات رئيس مجلس الإدارة
1- رئاسة اجتماعات مجلس الإدارة والجمعية العمومية.
2- تمثيل الجمعية أمام الجهات الحكومية والخاصة والأهلية كافة في حدود صلاحيات مجلس الإدارة بعد أخذ تفويض من الجمعية العمومية.
3- البت في المسائل العاجلة التي يعرضها عليه المسؤول التنفيذي والتي لا تحتمل التأخير -فيما هو من ضمن صلاحيات المجلس- على أن يعرض تلك المسائل وما اتخذ بشأنها من قرارات على المجلس في أول اجتماع.
4- الدعوة لانعقاد مجلس الإدارة والجمعية العمومية.
رابعا: أعظم مخالفة تضر بالمجلس كافة
للمركز عزل مجلس الإدارة المنتخب وتعيين مجلسِ إدارةٍ مؤقت للجمعية إذا خالف المجلس أيَّ حكم من أحكام النظام، أو اللائحة التنفيذية، أو اللائحة الأساسية، أو القواعد، ولم تصحح المخالفة خلال ثلاثين يومًا من تاريخ الإنذار الخطي الموجه من المركز.
خامسا: الواجبات المتعلقة بمجلس الإدارة
أ) : واجبات دورية
1. إعداد الخطط الإستراتيجية والتنفيذية للجمعية ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها من الجمعية العمومية.
2. تنفيذ معايير حوكمة الجمعية الموضوعة من قبل المجلس – بشرط عدم التعارض مع أي نظام أعلى – ومراقبة مدى فاعليتها وتعديلها عند الحاجة.
3. التعريف بالجمعية والعمل على إبراز أهدافها وأنشطتها في الأوساط ذات العلاقة.
4. نشر الحساب الختامي والتقارير المالية والإدارية على الموقع الإلكتروني للجمعية.
ب) واجبات يجب اعتمادها في حال عدم توفرها
1. اعتماد سياسة مكتوبة تنظم العلاقة مع المستفيدين تضمن تقديم العناية اللازمة لهم، والإعلان عنها.
2. اعتماد السياسات والإجراءات التي تضمن التزام الجمعية بالأنظمة واللوائح.
3. الالتزام بالإفصاح عن المعلومات الجوهرية للمستفيدين والمركز والجهة المشرفة وأصحاب المصالح الآخرين.
سادسا: إنجازات مجلس الإدارة المنتهية دورته
يجهزها رئيس مجلس الإدارة أو المدير التنفيذي وبشكل مختصر، قد تكون خلال عرض تقديمي يحوي أبرز الإنجازات من المشاريع والبرامج والشراكات مع المؤسسات المختلفة والتوسع في الخدمات والزيادة في الدعم للمستفيدين. ومن الأمور المهمة، عرض الوضع المالي من الإيرادات والمصروفات والاستدامة المالية.
سابعا: إكمال مسيرة المجلس السابق (استلام قصب السبق)
إكمال المسيرة لا تعني إكمال الإخفاقات، بل تعني إكمال المشاريع الناجحة وتصحيح المسار الخاطئ. وذلك بالتركيز على تقييم دقيق وشامل للإنجازات المحققة من جهة والإخفاقات التي تكبدها المجلس السابق من جهة أخرى. فإكمال المسيرة لا يعني الاستمرار بشكل تبعي في كل ما تم البدء به، بل يتطلب تحليلاً واعياً للمشاريع التي أثبتت نجاحها وإعادة النظر في المشاريع التي أثبتت فشلها ولم تحقق أهدافها المرجوة.
الخطوة الخامسة: الاتفاقيات والشراكات
1. الاتفاقيات هي عقود قانونية ملزمة تحدد حقوق وواجبات الأطراف المتعاقدة. يمكن أن تشمل الاتفاقيات خدمات مستفيدي الجمعية بحيث تتعهد الجمعية بدفع المستحقات نيابة عن المستفيدين بشكل سنوي أو نصف سنوي أو شهري.
2. الشراكات ترتيبات تعاونية بين الجمعية وطرف أخر لتحقيق أهداف مشتركة. مثلا: شراكات تعاونية لخدمة مستفيدي الجمعية أو الأطراف المحسوبة على الشريك الآخر.
الخطوة السادسة والأهم: التعرف على أهم المواد باللائحة الأساسية للجمعية
هي التي يتطلب من العضو الجديد الإلمام بها ابتداءً ليكون قادرا على العمل بشكل يتوافق مع نظام الأساسي للجمعية، مثل الالفاظ والعبارات الواردة باللائحة وأهداف الجمعية والسلطات المتكونة منها الجمعية (الجمعية العمومية ومجلس الادرة والإدارة التنفيذية واللجان) وأنواع العضوية وواجبات وحقوق كل نوع منها.
ومن المهم أيضا معرفة الفرق بين اختصاصات الجمعيات العمومية، العادية وغير العادية، ونصاب كل منهما.
ولا بد من التأكيد على أن عمل أعضاء مجلس الإدارة في الجمعية على سبيل التطوع، ويجوز استثناءً من ذلك صرف مكافأة مقطوعة للأعضاء وفق القواعد على أن يلتزموا بالالتزامات المترتبة عليهم باللائحة.
الخطوة السابعة: الاطلاع على اللوائح والسياسات للجمعية
ومن أهمها:
أ. سياسة قواعد السلوك: تشير إلى مجموعة من المبادئ والإرشادات التي تحكم السلوك الإنساني داخل الجمعية. هذه القواعد تهدف إلى ضمان الالتزام بالقيم والأخلاقيات الأساسية، وتعزيز بيئة عمل إيجابية ومحترمة.
ب. سياسة تعارض المصالح: هي مجموعة من المبادئ والإرشادات التي تهدف إلى تحديد وتجنب المواقف التي قد تؤثر على حيادية أو نزاهة قرارات الأعضاء داخل الجمعية. تعارض المصالح يحدث عندما تتعارض مصالح شخصية أو مالية للفرد مع مصالح الجمعية، مما قد يؤثر على أداء مهامه بشكل غير موضوعي.
ج. سياسة الاشتباه بعمليات غسل الاموال وجرائم تمويل الإرهاب: هي إطار تنظيمي يُعنى بالكشف عن الأنشطة المالية المشبوهة المرتبطة بغسل الأموال أو تمويل الإرهاب، ومنعها والإبلاغ عنها. يتم وضع هذه السياسة لضمان التزام الجمعيات بالقوانين الوطنية والدولية المتعلقة بمكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب
الخطوة الثامنة: الاطلاع على التقرير الختامي السنوي.
تعزيز الصورة العامة للجمعية
يعمل مجلس الإدارة على أن يكون حلقة الوصل بين موظفي الجمعية والمتطوعين من جانب والمستفيدين والمتبرعين من جانب آخر. ومن هنا تبرز أهمية قيام مجلس الإدارة بأدوار أساسية في العلاقات العامة، وذلك من أجل تحسين الصورة الذهنية عن الجمعية لدى جميع الأطراف ذات العلاقة معها، مثل وسائل الإعلام والجهات الحكومية المختلفة والمؤسسات المانحة الحالية والمحتملة وعموم المجتمع. ومن الضروري أيضاً أن يشارك أعضاء مجلس الإدارة في إعداد ومراجعة التقرير السنوي المنشور عن أنشطة وإنجازات الجمعية، والذي يشمل المشاريع والموازنات المالية والتشغيلية ومصادر أموالها وأبرز الجهات المانحة.
الخطوة التاسعة: (آخر واجبات مجلس الإدارة) المشاركة في تشكيل لجنة الانتخابات
تُشكّل الجمعية العمومية لجنة لإدارة عملية انتخاب مجلس الإدارة، حيث يُدعى جميع أعضاء الجمعية العمومية للترشح لعضوية مجلس الإدارة الجديد، وتتضمن الدعوة شروطاً يعلن عنها بالوسائل المتاحة. وبعد دراسة طلبات الترشح لضمان انطباق الشروط على المتقدمين، يرفع مجلس الإدارة وبإشراف لجنة الانتخابات قائمة أسماء المرشحين المستوفين الشروط إلى المركز الوطني.
بعد اعتماد القائمة النهائية للمرشحين من قبل المركز الوطني يعلن عن قائمة أسماء المترشحين في مقر الجمعية وموقعها الإلكتروني.
الإشراف والتهيئة للانتخابات
وبهذا يتولى مجلس الإدارة بمعية وإشراف لجنة الانتخابات مهمة التهيئة للانتخابات وتوفير كل ما يلزم لسير العملية الانتخابية. وبعد ظهور نتائج فرز الأصوات يتم إعلان أسماء الفائزين وقائمة بالأعضاء الاحتياطيين. وفي أول اجتماع للمجلس الجديد يتم اختار رئيسًا ونائبًا من بين أعضائه.
الخطوة العاشرة: الحذر من المفاجئات
قبل كل شيء، يلزم التأكيد على أنه ليس كل من يبدل جهداً في إقصاء الآخرين يقصد شراً أو رغبة في الإضرار، بل يمكن أن تكون عن مخاوف شخصية أو عدم التكيف مع الآخرين.
ولا نقصد بالمفاجئة إقصاء عضو فشل في أدائه أو اتضح عدم كفاءته، فإذا كان العضو المنتخب لا يقوم بواجباته بشكل فعال أو يظهر عدم كفاءة في اتخاذ القرارات، قد يطالب أعضاء المجلس أو المجتمع بإزاحته لضمان تحسين الأداء العام، وفي الغالب مثل هذه الحالات من طوع العضو نفسه أن ينسحب.
الملاحظ في غالبية المجالس ظهور حركات إزاحة عضو منتخب عن منصب معين أو إسقاط عضويته بالمرة، وهي تعود لأمور غير تلك الناتجة من التقصير أو عدم الكفاءة، بل لأسباب مثل:
1. الخلاف الشخصي: قد تنشأ صراعات داخل المجلس نتيجة لتضارب الآراء أو المصالح، ما يؤدي إلى محاولات إزاحة العضو المنتخب بسبب عدم توافقه مع توجهات الأغلبية أو القيادة.
2. الضغط الفئوي: في بعض الأحيان، قد يتعرض المجلس لضغوط من قبل فئة من المجتمع لإزاحة عضو معين، وذلك حينما يتخذ مواقف غير مرضية عند المجتمع.
3. سوء السلوك: قد يتم إسقاط عضوية عضو منتخب إذا كان متورطًا في قضايا فساد أو سوء سلوك، سواء كان ذلك قانونيًا أو أخلاقيًا.
4. الضغط من المسيطرين التقليديين: في بعض المجالس، قد تكون هناك فئة من الأعضاء الذين يخشون التغيير ويعملون على إزاحة أعضاء جدد أو منتخبين يرون أنهم قد يهددون الوضع القائم أو سلطتهم الخاصة.
كانت هذ الخطوات العشر لدخول مجلس الإدارة التي تتضمن استقبال الأعضاء الجدد وتعريفهم على بيئة العمل. تبدأ بجلسة تعارف تهيئ الأعضاء نفسيًا وتكسر الحواجز بينهم، ثم يتم تقديم جولة في مرافق الجمعية. يلي ذلك شرح أصول الجمعية، الأنظمة، واللوائح، مع التركيز على دور ومسؤوليات عضو المجلس. تليها مراجعة السياسات الأساسية مثل تعارض المصالح، وغسل الأموال. يتم أيضًا الاطلاع على التقرير السنوي، وتشكيل لجنة الانتخابات. أخيرًا، الحذر من المفاجآت التي قد تشمل محاولات إقصاء الأعضاء لأسباب غير موضوعية مثل الخلافات الشخصية أو سوء السلوك.
جاري التحميل ...